Elementi di Project Management per i servizi educativi

Con il termine Project Management si intendono tutte le attività che servono per raggiungere gli obiettivi di un progetto o di una somma di progetti. I servizi educativi infatti possono/devono essere pensati e gestiti come un insieme di tanti progetti, dal pedagogico alla promozione, dal sistema di relazione con le famiglie all’ambientamento, etc etc.
Ma andiamo con ordine. Le principali fasi del P. M. (ampliate anche da altri suggerimenti di altri studiosi) sono:

1. Analisi del contesto ed individuazione degli obiettivi che si vogliono/devono raggiungere.
Definiti gli obiettivi, si deve immaginare un cammino a ritroso: da dove voglio arrivare a dove sono adesso, e suddividere il percorso in tappe e fasi. Si chiama la tecnica dello scalatore e la consigliava Paul Watzlawich.
Gli obiettivi poi devono avere caratteristiche specifiche: dovranno essere concreti, misurabili, comprensibili e sfidanti.
Da questi 4 aggettivi si deduce che devo essere ben ancorati alla realtà che il servizio sta vivendo. Per soddisfare il bisogno di concretezza si dovranno usare anche i numeri (es. entro il 20 di novembre dovranno essere conclusi tutti i 15?-20? ambientamenti). E in questo modo si soddisfa anche il requisito della misurabilità. Poi dovranno essere comprensibili a chiunque stia lavorando, usando, guardando il servizio e per questo bisogna saperli raccontare, descrivere, proporre e esplicitarne i valori.
Infine dovranno essere sfidanti, per far emergere energie nuove, per rimotivare, per raggiungere lidi insperati.
Per ottenere tutto questo servono abilità, attitudini, conoscenze, strumenti e tecniche specifiche.

2. Progettazione e pianificazione delle attività.
Bisogna dividere in fasi le attività di progetto, assegnare tempi e risorse, di personale ed economiche. È una fase molto creativa e permette di mettere in campo tutte le professionalità e le competenze all’interno del gruppo di lavoro e dell’equipe educativa. È una momento di messa in luce delle caratteristiche e potenzialità del personale che dovrebbe
portare ad una larga condivisione. L’esperienza aiuterà ad individuare i tempi giusti da assegnare a ciascuna fase ma lo schema di Gantt aiuta a pianificare e a monitorarne l’andamento.
Lo schema di Gantt avrà una valenza annuale ma potrà essere declinato a trimestre, mensilmente, settimanalmente o uno schema per ciascun progetto.
Un’altra azione fondamentale del Project Management è l’assegnazione del personale in ciascuna fase e la quantificazione del valore e del costo che ogni fase del progetto richiede.
Anche l’uso del tempo potrebbe creare qualche perplessità ma il tempo degli adulti va organizzato e tenuto sotto controllo perché è l’unica vera ricchezza che si ha e bisogna sfruttarla al meglio.

3. Monitoraggio e, se necessario, reimpostazione del tempo e riallocazione delle risorse.
Il controllo deve essere sinonimo di qualità e miglioramento continuo. Non deve essere vissuto come qualcosa di sgradevole da attuare o da subire, ma come fase necessaria, richiesta, voluta per capire, per modificare, per cambiare.

4. Comunicare gli obiettivi da raggiungere e lo svolgimento di tutte le fasi.
Una veloce newsletter potrebbe essere lo strumento giusto di comunicazione, all’interno e all’esterno dei servizi educativi, per far conoscere la cura e i valori che sottendono alle attività che si svolgono, le finalità, i valori e i risultati raggiunti.
Il ruolo del coordinatore é fondamentale e strategico: gestisce il gruppo di lavoro e lo orienta ad individuare gli obiettivi, partecipa direttamente alle attività di progettazione e pianificazione e sollecita la più ampia condivisione, assegna le risorse e attiva dei meccanismi di controllo e verifica dell’andamento. Gestisce le criticità ed e dimostra grande capacità di problem solving.

Il gruppo di lavoro e la gestione dei cambiamenti

Il cambiamento, auspicato da molte persone, può essere difficile per altre. Perché? I motivi sono tanti: quell’idea di sicurezza, di quiete, di tranquillità, quel confort emotivo che si è conquistato e che non si ha voglia di rimettere in discussioni. Periodi particolari della vita, stanchezza fisica e psicologica, paura, una valutazione sulla propria età che impedisce di trovare la giusta energia per provare a modificare qualcosa o sentirsi troppo giovani e dubitare della propria capacità a sobbarcarsi di nuove responsabilità.
Ma il cambiamento è comunque in atto, in agguato sempre: è meglio prevederlo e prevenirlo, non lasciarsi schiacciare, soggiogare. Bisogna scendere a patti. Ma come? Proviamo a riflettere.
Una delle cose più importanti da fare subito è capire la nostra grande capacità di autoingannarci.
Diceva Renè Descartes “La mia vita è stata piena di disgrazie, molte delle quali non sono mai accadute”. I nostri pensieri si esprimono spesso con frasi tipo “Non sono capace, è troppo difficile. Da noi non funziona. È troppo innovativo. Lo abbiamo già fatto ma non ha dato risultati. È uguale a quello che abbiamo già, etc etc” bloccano qualsiasi tipo di riflessione, di emozione e di energia positiva.
Entrano in gioco atteggiamenti e parole prodotte da autostima troppo bassa o troppo alta, senso di sè ambiguo, sfiducia negli altri, soprattutto rivolta a quelli che propongono un cambiamento.
Spesso entra in gioco una razionalità eccessiva, fatta di analisi, contro motivazioni, dati, esperienze pregresse di un mondo che non c’è più ma che serve per confutare, scoraggiare, ostacolare.
La seconda cosa importante è sapere come vogliamo diventare…tra un mese, tra un anno, o cinque anni. Chi vogliamo essere?
Darsi la risposta è molto utile perché se volessimo diventare persone professionalmente eccellenti, con competenze variegate e multiformi, con un’idea di servizio e di bambino volta ad un miglioramento continuo, entusiasmante, condotto come ricerca di stimoli nuovi, di apprendimenti, di confronti allora bisogna subito togliere la paura che un
cambiamento può produrre.

Alcune piccole regole:

1. Dare e ricevere fiducia perché il processo di influenzamento, e quindi di cambiamento, è più semplice se si lavora all’interno di un servizio solidale e collaborativo
2. Relazionarmi attivando la sospensione del giudizio. Il giudizio e il pregiudizio spesso ottenebrano le nostra capacità di interpretare la realtà.
3. Cercare, pensare e confrontarsi con i casi di eccellenza. L’esperienza positiva facilità la capacità di immaginare un risultato utile.
4. Visualizzare le tappe del cambiamento come fosse uno storyboard, una sceneggiatura. Fotogramma per fotogramma sino ad arrivare al risultato. L’immaginazione è un’attività mentale che genera esperienza.

Il cambiamento richiede sempre dell’energia e un atto di volontà. La volontà può essere allenata, e come suggerisce il prof. Assaggioli nel suo testo che ha per titolo appunto “L’atto di volontà” possiamo incominciare con semplici training quotidiani.
Chi coordina il gruppo di lavoro, per vincere e superare le resistenze e per ottenere un cambio di mentalità favorevole al cambiamento deve essere abile nel proporre il traguardo, attraverso una immagine vivida, colorata e piena di vantaggi, professionali e personali.
Se la resistenza è molto alta, le parole non sono sufficienti a convincere. Servono azioni. Le attività che comporranno il percorso di cambiamento vanno suddivise in tante piccole fasi e proposte una per volta. Dovrà essere valorizzato il risultato ottenuto fase per fase. Spesso il raggiungimento di piccoli traguardi intacca la resistenza e porta le persone
più critiche a comportamenti più accondiscendenti.
Ma per ottenere questo si dovranno attivare tutte quelle azioni che ci suggerisce uno dei più importanti stratagemmi cinesi: “Solcare il mare senza che il cielo se ne accorga”.